Software para agencias de viajes en Perú: controla cotizaciones, tickets, facturación y comisiones

La cotización puede estar en Word o Excel, los datos del pasajero en WhatsApp, el ticket en otro archivo, la factura en una plataforma externa y las comisiones pendientes en una hoja que solamente una persona sabe interpretar.

Por eso desarrollamos Next Travel, un software para agencias de viajes en Perú que permite centralizar cotizaciones, pasajeros, tickets, facturación electrónica y comisiones dentro de una sola plataforma.

Cotiza, controla tickets, gestiona tu facturación electrónica y da seguimiento a tus comisiones desde un solo sistema.

¿Por qué una agencia de viajes pierde el control de su operación?

Muchas agencias comienzan utilizando las herramientas que tienen disponibles. Excel permite registrar clientes y ventas, Word o Canva ayudan a preparar cotizaciones, WhatsApp se utiliza para conversar con pasajeros y proveedores, y una plataforma independiente permite emitir los comprobantes electrónicos.

Estas herramientas pueden funcionar cuando el volumen de operaciones es reducido. Sin embargo, cuando aumentan las cotizaciones, pasajeros, tickets y vendedores, también aumenta la cantidad de información que debe registrarse y revisarse.

El problema no es únicamente tener información en lugares diferentes. El verdadero costo aparece cuando una misma venta debe registrarse varias veces, un documento no se encuentra rápidamente o una comisión pendiente deja de ser revisada.

Problemas frecuentes en una operación manual

• Los datos del cliente y de los pasajeros se vuelven a escribir en varios documentos.
• Cada vendedor prepara las cotizaciones utilizando un formato distinto.
• Los tickets, PNR y comprobantes se encuentran en archivos o conversaciones separadas.
• La facturación electrónica no conserva todo el contexto de la operación turística.
• Las comisiones pendientes se controlan manualmente por proveedor o ticket.
• El dueño necesita consultar a varias personas para conocer el estado de una venta.

Un sistema especializado ayuda a que vendedores y administradores trabajen bajo un mismo proceso y mantengan la información importante dentro de una plataforma centralizada.

¿Qué es Next Travel?

Next Travel es un sistema web de gestión comercial y operativa para agencias de viajes. La plataforma permite mantener en un solo lugar la información relacionada con clientes, pasajeros, proveedores, cotizaciones, tickets, operaciones de facturación electrónica, comprobantes y comisiones.

A diferencia de un sistema genérico, Next Travel trabaja con datos utilizados habitualmente dentro del sector turístico:

• Clientes particulares y empresas.
• Pasajeros relacionados con una operación.
• Aerolíneas, mayoristas, operadores y otros proveedores.
• Destinos y fechas de viaje.
• PNR y números de ticket.
• Servicios turísticos e importes.
• Monedas y condiciones comerciales.
• Comprobantes electrónicos.
• Comisiones pendientes y facturadas.

Esto permite que los integrantes de la agencia trabajen siguiendo una estructura común y puedan consultar cada operación con mayor rapidez.

Funciones principales del software para agencias de viajes

Cotizaciones profesionales con la identidad de tu agencia

Una cotización no solamente debe comunicar un precio. También debe presentar de manera clara los servicios ofrecidos y transmitir confianza al cliente.

Con Next Travel puedes registrar información como:

• Cliente y datos de contacto.
• Pasajeros relacionados con la cotización.
• Destino y fechas de viaje.
• Proveedor o mayorista.
• Servicios incluidos.
• Precios, moneda y condiciones comerciales.
• PNR, CECO o proyecto cuando corresponda.
• Observaciones adicionales de la operación.

El sistema permite generar una cotización en PDF utilizando la identidad visual de la agencia. De esta manera, los vendedores pueden utilizar una presentación uniforme y mantener un historial de las propuestas creadas.

Gestión de clientes, pasajeros y empresas

Una agencia puede atender tanto a personas como a empresas. Next Travel permite registrar información comercial, fiscal y de contacto para reutilizarla posteriormente en cotizaciones y operaciones.

También permite mantener los datos de los pasajeros asociados con los servicios contratados. Esto reduce la necesidad de buscar información antigua en correos, conversaciones o archivos cada vez que un cliente vuelve a comprar.

Control de tickets y PNR

Los tickets constituyen una parte importante de la operación para agencias emisoras, corporativas o que comercializan boletos.

Next Travel permite registrar información como:

• Número de ticket.
• PNR.
• Pasajero.
• Proveedor.
• Fecha de emisión.
• Fecha de viaje.
• Importe y moneda.
• Estado del ticket.

Los tickets pueden registrarse individualmente o importarse mediante una plantilla de Excel. Esta opción facilita el trabajo de agencias que manejan un volumen considerable de boletos.

El sistema también permite buscar, filtrar y exportar la información registrada.

Facturación electrónica para agencias de viajes

Un facturador electrónico tradicional permite emitir un comprobante, pero normalmente no conserva todo el contexto turístico de la operación.

Next Travel permite gestionar la facturación considerando información relacionada con:

• Cliente y vendedor responsable.
• Proveedor relacionado.
• Tipo y número de comprobante.
• Ticket y PNR.
• Destino y fechas.
• Moneda.
• Servicios facturados.

De esta manera, la facturación electrónica puede mantenerse vinculada con la operación comercial de la agencia.

Consulta de comprobantes electrónicos

La plataforma permite consultar el historial de comprobantes electrónicos y acceder a la documentación disponible relacionada con cada operación.

Los filtros y exportaciones facilitan la búsqueda de información cuando administración, contabilidad o el propio cliente necesitan revisar un documento.

Seguimiento de comisiones pendientes

Las comisiones representan ingresos para la agencia, pero su seguimiento suele depender de hojas de cálculo y revisiones manuales.

Cuando existen diferentes aerolíneas, mayoristas o proveedores, puede ser complicado identificar qué comisión continúa pendiente.

Next Travel permite consultar comisiones relacionadas con:

• Proveedor.
• Operación.
• PNR.
• Número de ticket.
• Documento de cobranza.
• Importe.
• Estado pendiente o facturado.

Esto permite mantener visibles los ingresos que todavía requieren seguimiento y evitar que el control dependa únicamente de la memoria de una persona.

Proveedores turísticos centralizados

Una agencia puede trabajar con aerolíneas, operadores, mayoristas, hoteles y otros proveedores turísticos.

Next Travel permite centralizar su información comercial, fiscal y de contacto. Los datos registrados pueden utilizarse posteriormente en cotizaciones, tickets, facturación y control de comisiones.

Usuarios, roles y permisos

Cuando una agencia está formada por varias personas, es importante controlar quién puede acceder al sistema y qué responsabilidad tiene cada integrante.

Next Travel permite administrar usuarios y asignar roles como administrador o vendedor. También permite retirar accesos cuando una persona deja de trabajar con la agencia.

Filtros, reportes y exportaciones

La información registrada puede consultarse mediante listados, búsquedas, filtros y exportaciones.

La agencia puede ubicar operaciones utilizando datos como cliente, proveedor, pasajero, PNR, ticket, fecha o estado, sin depender de recordar en qué archivo fue guardada la información.

El flujo de una operación dentro de Next Travel

El principal valor de Next Travel no se encuentra únicamente en tener varios módulos. Su beneficio está en mantener las partes más importantes de una venta dentro de una misma plataforma.

1. Registro del cliente: se guardan sus datos comerciales, fiscales y de contacto.
2. Creación de la cotización: se registran pasajeros, destinos, fechas, servicios, precios y condiciones.
3. Registro del ticket: se incorpora el número de ticket, PNR, pasajero, proveedor, fechas e importe.
4. Gestión de la facturación: se registra el comprobante correspondiente a la operación.
5. Consulta documental: la agencia puede revisar el historial y los documentos relacionados.
6. Seguimiento de la comisión: la comisión permanece visible hasta que sea gestionada o facturada.

La agencia puede consultar el flujo comercial utilizando referencias comunes como el cliente, el proveedor, el pasajero, el PNR o el ticket.

Beneficios de utilizar un sistema para agencias de viajes

Reducir la duplicación de información

Los datos de clientes, pasajeros y proveedores pueden reutilizarse en diferentes operaciones. Esto disminuye el trabajo de volver a escribir la misma información en documentos separados.

Cotizar con una presentación profesional

La agencia puede generar propuestas en PDF con una estructura uniforme y su propia identidad de marca.

Encontrar información con mayor rapidez

Las búsquedas y filtros permiten ubicar operaciones sin revisar manualmente correos, conversaciones de WhatsApp o diferentes archivos.

Mantener visibles las comisiones

Las comisiones pendientes pueden consultarse por proveedor, operación, PNR o ticket.

Ordenar el trabajo del equipo

Los usuarios y roles permiten que vendedores y administradores trabajen siguiendo una estructura común.

Preparar la agencia para crecer

Cuando aumenta el volumen de operaciones, la agencia dispone de una base centralizada para consultar y exportar información sin reconstruir sus controles cada mes.

¿Para qué tipo de agencia está diseñado Next Travel?

Next Travel está especialmente orientado a:

• Agentes de viajes independientes.
• Agencias minoristas.
• Agencias emisoras.
• Agencias corporativas.
• Agencias que venden boletos y servicios turísticos.
• Agencias que manejan tickets y PNR.
• Agencias que necesitan facturación electrónica.
• Agencias que controlan comisiones de aerolíneas, mayoristas u otros proveedores.

Tiene un mejor encaje cuando la agencia actualmente utiliza Excel, WhatsApp, correos, documentos y un facturador independiente para administrar su operación.

Planes y precios de Next Travel

Los planes se organizan según la cantidad de usuarios y el nivel de control que necesita cada agencia.

Plan Independiente

El Plan Independiente está dirigido a agentes que administran directamente su operación.

• Un usuario.
• Gestión de clientes, pasajeros y proveedores.
• Cotizaciones PDF con la identidad de la agencia.
• Registro de tickets y PNR.
• Facturación electrónica.
• Seguimiento de comisiones.
• Reportes básicos.

Plan Agencia

El Plan Agencia está dirigido a equipos pequeños que quieren organizar su operación y crecer con mayor control.

• Hasta cinco usuarios.
• Todas las funciones del Plan Independiente.
• Roles y permisos para el equipo.
• Seguimiento de comisiones pendientes y facturadas.
• Reportes y exportaciones.
• Soporte por chat y correo.

Plan Agencia Pro

El Plan Agencia Pro está dirigido a empresas con mayor volumen de operaciones y usuarios.

• Hasta ocho usuarios.
• Todas las funciones del Plan Agencia.
• Configuración avanzada.
• Reportes y exportaciones.
• Capacitación adicional.
• Soporte prioritario.

Pago anual con dos meses de ahorro

Los planes también pueden contratarse mediante pago anual. La agencia paga el equivalente a diez meses y recibe doce meses de servicio.

¿Qué incluye el servicio?

De acuerdo con las condiciones del plan contratado, Next Travel incluye:

• Hosting en la nube.
• Respaldos automáticos.
• Actualizaciones continuas.
• Configuración inicial.
• Capacitación.
• Soporte local en Perú.
• Seguridad y privacidad de la información.

Las integraciones, migraciones avanzadas, formatos exclusivos, módulos adicionales o desarrollos especiales se evalúan y cotizan de manera independiente.

Implementación y acompañamiento para tu agencia

La implementación de un software no consiste únicamente en recibir un usuario y una contraseña. El objetivo es que el equipo pueda utilizar la plataforma dentro de una operación real.

1. Registro de los datos fiscales y comerciales de la agencia.
2. Configuración de la identidad visual.
3. Creación de usuarios y asignación de roles.
4. Registro o importación inicial de clientes y proveedores.
5. Capacitación para crear cotizaciones y registrar tickets.
6. Validación del proceso de facturación electrónica.
7. Revisión del seguimiento de comisiones.

El objetivo inicial es que la agencia pueda crear una cotización, registrar un ticket y completar una acción documental o de comisión durante sus primeros días de uso.

Preguntas frecuentes sobre Next Travel

¿Next Travel sirve para una agencia operada por una sola persona?

Sí. El Plan Independiente está diseñado para agentes que administran directamente sus clientes, cotizaciones, tickets, comprobantes y comisiones.

¿Puedo crear cotizaciones con el logo de mi agencia?

Sí. Las cotizaciones pueden generarse en PDF utilizando la identidad visual de la agencia.

¿Puedo registrar pasajeros dentro del sistema?

Sí. Las cotizaciones permiten incorporar los pasajeros relacionados con la operación.

¿Next Travel permite controlar tickets y PNR?

Sí. Puedes registrar tickets, pasajeros, importes, fechas, proveedores, estados y PNR. También puedes importar tickets mediante una plantilla.

¿Incluye facturación electrónica?

Next Travel permite gestionar operaciones de facturación electrónica y consultar los comprobantes relacionados desde la plataforma.

¿Puedo controlar las comisiones pendientes?

Sí. El sistema permite consultar comisiones pendientes y facturadas por proveedor, operación, PNR o ticket.

¿Cuántas personas pueden utilizar el sistema?

El Plan Independiente incluye un usuario, el Plan Agencia incluye hasta cinco usuarios y el Plan Agencia Pro incluye hasta ocho usuarios.

¿El hosting está incluido?

Sí. El servicio incluye hosting en la nube y respaldos automáticos según las condiciones del plan contratado.

¿Puedo solicitar modificaciones especiales?

Las configuraciones estándar están incluidas. Las integraciones, migraciones avanzadas, nuevos módulos o desarrollos exclusivos se evalúan y cotizan por separado.

¿Puedo solicitar una demostración antes de contratar?

Sí. Podemos realizar una demostración guiada para mostrar cómo se gestiona una operación desde la cotización hasta la facturación y el seguimiento de la comisión.