Para una empresa de seguridad privada, registrar información no es suficiente. También necesita encontrarla rápidamente, relacionarla con una sede y presentarla de manera clara cuando su cliente solicita evidencia.
Digitalizar el control operativo permite convertir la actividad diaria de los puestos de vigilancia en información organizada, consultable y útil para supervisión, gerencia y clientes.
El desafio principal es demostrar a tu cliente que tienen el control de la información y estan preparados para actuar rápidamente
En muchas operaciones, el agente sí registra el ingreso de una persona, toma una fotografía o comunica una observación. El problema aparece después, cuando esa información queda distribuida entre diferentes medios.
Cuando el cliente pregunta por un acceso específico, la empresa puede terminar dependiendo de que una persona recuerde dónde se guardó la información, encuentre una fotografía o revise diferentes conversaciones.
La empresa tiene control operativo cuando se puede localizar y presentar evidencia sin reconstruir toda la historia desde cero.
Las operaciones manuales suele generar dificultades como:
- Demoras para responder consultas o reclamos de los clientes.
- Registros de visitantes incompletos o difíciles de localizar.
- Fotografías que no están relacionadas claramente con una sede o persona.
- Dependencia de cuadernos y archivos administrados por diferentes responsables.
- Dificultad para verificar quién registró un acceso y desde qué dispositivo.
- Mayor trabajo administrativo para consolidar información.
- Poca visibilidad del servicio que la empresa realmente está prestando.
Por ello desarrollamos Next Security, la plataforma ideal para solucionar estos problemas y potenciar empresas de seguridad privada.
¿Qué parte del control operativo puede digitalizarse primero?
Una empresa de seguridad privada no necesita transformar todos sus procesos al mismo tiempo. Puede comenzar por uno de los puntos donde existe mayor necesidad de trazabilidad: el control de accesos y visitantes.
Este proceso concentra información que suele ser solicitada por el cliente y que puede resultar crítica cuando ocurre una consulta, observación o acceso no autorizado.
Registro de visitantes desde un dispositivo Android
El operador puede utilizar una aplicación Android para registrar la información del visitante desde el puesto de control.
Dependiendo de la configuración del proceso, el registro puede considerar:
- Datos de identificación del visitante.
- Número de DNI.
- Fotografía asociada al registro.
- Sede, unidad o puesto de acceso.
- Operador responsable del registro.
- Dispositivo utilizado.
- Fecha y hora del ingreso.
- Fecha y hora de la salida.
- Observaciones relacionadas con el acceso.
- Resultado del acceso: permitido o denegado.
De esta manera, el registro deja de ser una anotación aislada y pasa a formar parte de un historial relacionado con una operación concreta.
Búsqueda de visitantes por DNI
Cuando una persona ya fue registrada anteriormente, el operador puede buscarla mediante su DNI para consultar información previa y facilitar un nuevo registro.
Esto evita volver a escribir todos los datos desde cero y ayuda a mantener una identificación más ordenada de las personas que ingresan a las instalaciones de los clientes.
Fotografía y búsqueda mediante reconocimiento facial
Next Security permite asociar fotografías a los registros y utilizar reconocimiento facial para apoyar la búsqueda de personas previamente registradas.
El sistema también permite realizar una comparación visual dentro del detalle del registro. Esta función complementa el proceso de identificación, pero debe utilizarse dentro de procedimientos definidos por la empresa y considerando las obligaciones aplicables al tratamiento de datos personales.
Cómo funciona el control de accesos con Next Security
Next Security combina una plataforma web, una aplicación Android y un portal orientado al cliente de la empresa de seguridad.
El flujo general puede organizarse de la siguiente manera:
- La empresa configura en la plataforma sus clientes, unidades, puestos, personas, operadores y dispositivos.
- El operador inicia sesión en la aplicación Android desde el dispositivo asignado al puesto.
- Cuando llega un visitante, el operador busca su información por DNI o realiza un nuevo registro.
- Se actualizan los datos y la fotografía cuando corresponde.
- El operador registra el ingreso, la salida, el acceso permitido o denegado y las observaciones necesarias.
- La información queda relacionada con la sede, el puesto, el operador y el dispositivo utilizado.
- El personal autorizado consulta los registros desde la plataforma web.
- El cliente puede consultar los registros vinculados con su organización desde su portal.
- Cuando se necesita trabajar la información fuera de la plataforma, los datos pueden exportarse a Excel.
Este flujo permite pasar de registros aislados a una estructura en la que cada acceso puede ser consultado utilizando diferentes criterios.
Qué puede controlar la empresa desde la plataforma web
La plataforma administrativa permite organizar la estructura necesaria para que los registros no queden mezclados entre diferentes clientes y sedes.
Clientes y unidades
La empresa puede organizar las operaciones según los clientes a los que presta servicio y las unidades o sedes relacionadas con cada uno.
Esto permite consultar la información dentro del contexto correcto y evitar que los registros de diferentes operaciones se administren en una sola lista sin clasificación.
Puestos y accesos
Los puestos o puntos de acceso pueden configurarse para representar la estructura real de la operación.
Por ejemplo, una sede puede tener una puerta principal, un ingreso vehicular, una zona de proveedores o un acceso para personal.
Personas, operadores y dispositivos
La plataforma permite administrar las personas involucradas, los operadores que utilizan la aplicación y los dispositivos asignados a la operación.
Esta relación ayuda a responder preguntas importantes:
- ¿En qué sede se realizó el registro?
- ¿Qué operador estaba utilizando la aplicación?
- ¿Desde qué dispositivo se registró el acceso?
- ¿A qué cliente pertenece la información?
- ¿Qué observación se dejó durante el proceso?
Importación y exportación mediante Excel
Cuando la empresa ya dispone de información organizada, puede utilizar funciones de importación para facilitar la carga inicial de determinados datos.
También puede exportar registros a Excel para realizar revisiones internas, preparar documentación o compartir información según sus procedimientos.
El portal para su cliente convierte el servicio en valor visible
Uno de los principales retos de una empresa de seguridad es que gran parte del trabajo realizado no siempre es visible para su cliente.
El cliente ve al agente en el puesto, pero no necesariamente puede consultar de manera ordenada todos los registros relacionados con su organización.
Con un portal de consulta, el cliente puede acceder a los registros que le corresponden, revisar el detalle disponible y realizar exportaciones.
Esto puede ayudar a la empresa de seguridad a:
- Responder consultas con información más organizada.
- Disminuir la dependencia de envíos manuales.
- Dar mayor transparencia al servicio prestado.
- Presentar tecnología como parte de su propuesta comercial.
- Diferenciarse durante una licitación o renovación.
- Fortalecer la confianza que sostiene el contrato.
La empresa deja de ofrecer únicamente presencia física y comienza a entregar también trazabilidad sobre el servicio.
Beneficios comerciales de digitalizar el control de accesos
Implementar una plataforma no debería evaluarse únicamente por la cantidad de funciones disponibles. Debe analizarse por el cambio que produce en la operación y en la relación con el cliente.
Responder con mayor rapidez
Cuando los registros están relacionados con una fecha, sede, persona, operador y dispositivo, el personal administrativo puede localizar información sin depender de revisar diferentes fuentes.
Reducir el trabajo de reconstrucción
La empresa evita volver a armar la historia de un acceso utilizando capturas, fotografías, llamadas y anotaciones realizadas por diferentes personas.
Estandarizar la operación
Los puestos utilizan un flujo común de registro, lo cual ayuda a reducir diferencias entre la manera de trabajar de una sede y otra.
Hacer visible el servicio
La empresa puede demostrar que cuenta con un proceso organizado para registrar, consultar y entregar información de los accesos.
Fortalecer propuestas y renovaciones
Una plataforma tecnológica puede convertirse en un elemento diferenciador frente a empresas que todavía dependen completamente de controles manuales.
Preparar la operación para crecer
Al organizar la información por clientes, unidades, puestos, operadores y dispositivos, la empresa puede incorporar nuevas operaciones sin aumentar el desorden en la misma proporción.
El agente continúa siendo el centro de la operación, pero dispone de una herramienta para registrar información de manera estructurada.
¿Puedes demostrar en pocos minutos quién ingresó a cada sede?
Revisamos cómo registran actualmente los accesos y visitantes en tu empresa, dónde se dispersa la información y qué parte del proceso conviene digitalizar primero.
También puedes escribirnos a servicios@nextcode.global
Señales de que tu empresa necesita digitalizar este proceso
La necesidad suele aparecer cuando la operación comienza a crecer o cuando los clientes exigen mayor trazabilidad.
Estas son algunas señales frecuentes:
- Administras varios clientes, unidades o puestos de control.
- Los registros todavía se realizan principalmente en cuadernos.
- Las fotografías se envían por WhatsApp sin una clasificación común.
- Encontrar información histórica depende de una persona específica.
- Los clientes solicitan reportes o evidencia de sus accesos.
- Estás preparando una licitación donde la tecnología puede diferenciarte.
- Acabas de ganar un contrato y necesitas ordenar rápidamente la operación.
- Deseas proporcionar acceso a la información sin enviarla manualmente.
- Necesitas administrar diferentes dispositivos y operadores.
- Quieres crecer sin multiplicar los archivos y grupos de comunicación.
Cómo implementar Next Security progresivamente
La digitalización puede iniciarse en una sola sede antes de extenderse a toda la empresa.
Etapa 1: diagnóstico del proceso actual
Primero se revisa cómo se registran hoy los visitantes, quién participa, qué información solicita el cliente y dónde aparecen las principales demoras.
Etapa 2: selección de una sede
Se elige una sede o cliente que represente una operación habitual y donde sea posible medir claramente el cambio.
Etapa 3: configuración
Se configuran el cliente, la unidad, los puestos, los operadores, los dispositivos y la información inicial necesaria para comenzar.
Etapa 4: capacitación
El administrador y los operadores reciben acompañamiento para comprender el flujo de registro y consulta.
Etapa 5: uso en la operación
Los operadores comienzan a registrar visitantes, ingresos, salidas, fotografías, resultados de acceso y observaciones.
Etapa 6: revisión de resultados
La empresa evalúa el uso de los dispositivos, la calidad de los registros, el tiempo para localizar información y la utilidad del portal para el cliente.
Etapa 7: expansión
Después de validar el proceso, la implementación puede ampliarse a nuevos dispositivos, puestos, unidades o clientes.
Qué hace actualmente Next Security
Next Security es una solución desarrollada por Next Code a partir de una operación real del sector de seguridad privada.
Su alcance operativo actual permite trabajar con:
- Administración de clientes.
- Administración de unidades o sedes.
- Configuración de puestos y accesos.
- Gestión de personas.
- Gestión de operadores.
- Administración de dispositivos.
- Aplicación móvil para Android.
- Creación y actualización de visitantes.
- Búsqueda de personas mediante DNI.
- Actualización de fotografías.
- Búsqueda apoyada por reconocimiento facial.
- Comparación visual dentro del registro.
- Registro de ingresos y salidas.
- Registro de accesos permitidos o denegados.
- Registro de observaciones.
- Consulta de información desde una plataforma web.
- Portal de consulta para el cliente.
- Importación y exportación de información mediante Excel.
El alcance final de cada implementación se define después de revisar la operación, los dispositivos disponibles, la conectividad, los usuarios y los procesos que la empresa necesita controlar.
Cuando una empresa requiere integraciones, migraciones complejas, reportes exclusivos o desarrollos especiales, estos elementos se analizan y cotizan separadamente.
Preguntas frecuentes sobre Next Security
¿Next Security funciona desde celulares?
La operación móvil se realiza mediante una aplicación para dispositivos Android. El equipo debe cumplir los requerimientos técnicos definidos durante la implementación.
¿Se puede comenzar con una sola sede?
Sí. Comenzar con una sede permite validar el proceso, capacitar a los operadores y revisar la calidad de los registros antes de ampliar el uso.
¿El cliente de la empresa de seguridad puede consultar información?
Sí. Next Security cuenta con un portal desde el cual el cliente puede consultar registros de acceso vinculados con su organización y realizar exportaciones.
¿Se pueden buscar visitantes mediante DNI?
Sí. La aplicación permite buscar personas utilizando su DNI y recuperar información previamente registrada.
¿El sistema utiliza reconocimiento facial?
El sistema permite utilizar reconocimiento facial para apoyar la búsqueda de registros y realizar una comparación visual dentro del detalle correspondiente.
¿Se pueden exportar los registros?
Sí. La plataforma dispone de funciones de exportación mediante Excel en diferentes entidades y registros.
¿Next Security reemplaza completamente WhatsApp?
WhatsApp puede mantenerse para coordinaciones inmediatas. Sin embargo, la información que después debe buscarse, verificarse o mostrarse al cliente conviene almacenarla en una plataforma estructurada.
¿Se pueden solicitar funciones adicionales?
Las necesidades adicionales se evalúan según su impacto, complejidad y utilidad. Las integraciones o desarrollos exclusivos se cotizan fuera de la suscripción estándar.
Controla cada acceso y demuestra el servicio que prestas
Una empresa de seguridad no debería quedar sin respuesta cuando su cliente solicita información sobre una persona que ingresó a sus instalaciones.
Digitalizar el control de accesos permite organizar la operación, reducir la dependencia de registros dispersos y hacer visible parte del valor que la empresa entrega diariamente.
Con Next Security, los registros pueden relacionarse con cada cliente, sede, puesto, operador y dispositivo para que la información esté disponible cuando realmente se necesita.
Solicita información
Evalúa Next Security en una sede de tu empresa
Cuéntanos cómo controlas actualmente los accesos y visitantes. Revisaremos contigo el proceso, los principales puntos de riesgo y la forma más conveniente de comenzar.